Dostęp do bazy KRS można uzyskać w ramach systemu INFODESK.

Obecnie w systemie znajduje się informacja o 799 000 podmiotów zarejestrowanych w KRS, w tym 578 000 aktywnych.

Dane z KRS mogą być dla nas przydatne na różnych etapach współpracy z innymi podmiotami gospodarczami:

1) przed zawarciem umowy:

- znajomość wspólników spółki będącej potencjalnym kontrahentem pozwala niekiedy wstępnie ocenić wiarygodność (zwiększa ją na przykład udział spółki w renomowanej grupie kapitałowej) i powiązania tej spółki, a znajomość kapitału zakładowego umożliwia wstępną ocenę jej skali działania i możliwości finansowych,

- informacja o wpisanym do KRS przedmiocie działalności kontrahenta pozwala sprawdzić, czy przedmiot zamierzonej umowy jest zgodny z tym wpisem,

- wzmianki o złożeniu sprawozdań finansowych kontrahenta do akt rejestrowych informują, że można zapoznać się z aktami rejestrowymi w celu oceny sytuacji finansowej kontrahenta, natomiast brak takich wzmianek jest sygnałem, że najprawdopodobniej sytuacja finansowa kontrahenta jest niedobra i dlatego sprawozdania finansowe nie są przez niego składane,

- możliwe jest wpisanie do KRS objętych egzekucją zaległości podatkowych i celnych kontrahenta oraz należności ZUS wobec niego, a także niezaspokojonych przez kontrahenta wierzytelności objętych tytułem wykonawczym - takie wpisy informują o złej sytuacji finansowej kontrahenta,

- odpowiednie wpisy informują o ogłoszeniu upadłości lub otwarciu likwidacji kontrahenta,

- znajomość sposobu reprezentacji i osób upoważnionych do reprezentowania kontrahenta pozwala zawrzeć umowę, która skutecznie wiąże kontrahenta;

2) podczas wykonywania umowy:

- śledzenie danych zawartych w KRS wymienionych w punkcie 1 pozwala na bieżąco oceniać sytuację kontrahenta w kontekście możliwości wykonywania przez niego umowy, a także dostarcza informacji o aktualnym sposobie reprezentacji i osobach upoważnionych do reprezentowania kontrahenta przy wykonywaniu i zmianach umowy;

3) w przypadku niewykonania umowy przez kontrahenta:

- znajomość sposobu reprezentacji i osób upoważnionych do reprezentowania kontrahenta pozwala zawrzeć skuteczną ugodę mającą za przedmiot niewykonane zobowiązanie kontrahenta,

- śledzenie informacji o aktualnym adresie kontrahenta umożliwia skuteczne doręczenie pozwu i innych pism w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym prowadzonym przeciwko kontrahentowi,

- wpisana do KRS informacja o ogłoszeniu upadłości lub otwarciu likwidacji kontrahenta pozwala zgłosić wierzytelność w postępowaniu upadłościowym albo likwidatorom w trakcie likwidacji kontrahenta;

4) w przypadku bezskutecznej egzekucji prowadzonej przeciwko kontrahentowi:

- niekiedy za zobowiązania kontrahenta odpowiadają członkowie zarządu, którzy we właściwym terminie nie złożyli wniosku o ogłoszenie upadłości kontrahenta, a także niektórzy wspólnicy spółek osobowych - w takich przypadkach dane tych osób wpisane do KRS, czyli imiona, nazwiska i numery PESEL, pozwolą - poprzez wystąpienie do biura adresowego - ustalić ich aktualne adresy zameldowania, w celu sądowego dochodzenia wierzytelności.