Jak znaleźć dane przedsiębiorcy w rejestrze?

Dostałeś ciekawą ofertę współpracy, ale chciałbyś się upewnić, że Twój potencjalny partner biznesowy jest zarejestrowanym i aktywnym przedsiębiorcą? Jeśli masz podstawowe dane interesującej Cię firmy (nazwa, NIP, REGON, numer KRS) możesz to łatwo i szybko sprawdzić przez internet, korzystając z ogólnodostępnych rejestrów. Pamiętaj, że rejestry, w których znajduje się interesujący Cię podmiot, będą zależeć od rodzaju działalności. I tak:

• firmy osób fizycznych (działalność jednoosobowa i wspólnicy spółek cywilnych) znajdziesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
• spółki prawa handlowego (m.in. spółki z o.o., spółki jawne) znajdziesz w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• spółki cywilne (jeśli nie znajdziesz aktualnych danych w CEIDG) odnajdziesz w rejestrze REGON.

Wyszukiwanie firmy w CEIDG

Jeśli chcesz wyszukać podmiot w CEIDG, skorzystaj z wyszukiwarki. Nie musisz wpisywać wszystkich danych szukanej firmy – możesz odszukać przedsiębiorcę wpisując jego imię i nazwisko, adres, albo numer NIP, czy REGON. Pamiętaj, że przed kliknięciem „Szukaj" wyszukiwarka CEIDG będzie domagać sie wprowadzenia 4-znakowego kodu (trzeba wpisać kod widoczny na obrazku). 

Jeśli np. wpiszesz tylko nazwę ulicy i miasto, w wynikach wyszukiwania wyświetlą się wszyscy przedsiębiorcy, zarejestrowani na danej ulicy w danym mieście. Najszybciej wyszukasz przedsiębiorcę wpisując jego unikatowe dane, takie jak NIP, czy REGON.

Jeśli właściwie wpisałeś dane, wyszukiwarka CEIDG wyświetli listę, na której pojawi się szukana przez Ciebie firma. Po kliknięciu na interesującą Cię firmę albo lupę „wyświetl szczegóły", otworzy się strona, na której znajdziesz szczegółowe dane firmy. Możesz wydrukować te informacje klikając przycisk na dole strony (Drukuj/Pobierz PDF)

Jakie dane o przedsiębiorcy znajdę w CEIDG?

We wpisie przedsiębiorcy w CEIDG znajdziesz takie informacje, jak m.in.: data rozpoczęcia działalności, adres, email (jeśli nie został zastrzeżony), status (aktywny, zawieszony), rodzaje działalności gospodarczej (na biznes.gov.pl dostępna jest również wyszukiwarka kodów PKD), dane pełnomocników, czy też spółki cywilne, których wspólnikiem jest dany przedsiębiorca.

Może się okazać, że przedsiębiorca, którego szukasz został wykreślony z rejestru. W takim wypadku zaznacz okienko „uwzględnij wykreślone". Wyszukiwarka CEIDG nie daje możliwości wyszukania danych przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność przed 1 lipca 2011 r. (dane te posiadają odpowiednie urzędy miast i gmin według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy).

Zaświadczenie CEIDG w obrocie zagranicznym

Przedsiębiorca może zwrócić się do Ministra Rozwoju o potwierdzenie wydruku wpisu ze strony internetowej CEIDG, celem poświadczenia przez klauzulę apostille. Jeżeli potwierdzony wydruk ma być przeznaczony do obrotu prawnego w państwie, które jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, może być wymagane dołączenie do dokumentu poświadczenia przez klauzulę apostille, które jest wydawane przez Ministra Spraw Zagranicznych.Klauzula apostille poświadcza: autentyczność podpisu na dokumencie, charakter w jakim działa osoba sygnująca dokument, tożsamość pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument.

Jak uzyskać potwierdzony wydruk z CEIDG?

Jeśli chcesz odebrać dokument osobiście w Ministerstwie Rozwoju, na adres sekretariatDGE@mr.gov.pl wysyłasz Imię i Nazwisko oraz nr NIP przedsiębiorcy, dla którego chcesz otrzymać potwierdzony wydruk wpisu.

Jeżeli dokument chcesz otrzymać pocztą, koniecznie podaj również swój adres zwrotny i dane kontaktowe.

Jak uzyskać klauzulę apostille do potwierdzonego wydruku z CEIDG?

W celu uzyskania klauzuli apostille do potwierdzonego wydruku z CEIDG postępujesz zgodnie z procedurą Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Spółka cywilna

Jeśli szukasz danych spółki cywilnej, możesz znaleźć wspólników spółki poprzez wypełnienie rubryki „NIP spółki cywilnej" pod warunkiem, iż wspólnicy mają aktualne wpisy pod kątem danych tej spółki. Jeżeli wypełnienie tej rubryki nie daje wyników, oznacza to, iż w ich wpisach brakuje informacji W takiej sytuacji odnalezienie informacji dotyczących tej spółki jest możliwe tylko i wyłącznie przez rejestr REGON (informacje na ten temat poniżej)

Wyszukiwanie firmy w KRS

Jeśli firma, którą chcesz znaleźć działa w formie spółki prawa handlowego, informacji o niej powinieneś szukać w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego. Podmioty możesz wyszukiwać po ich numerze NIP, REGON, KRS, nazwie, miejscowości.  Pamiętaj, żeby przed wpisaniem danych w pola zaznaczyć okno „Przedsiębiorcy", aby wyszukiwanie odbywało się we właściwym rejestrze. Przed kliknięciem „wyszukaj", wpisz także unikatowy kod na dole strony.

W polach wpisz takie dane, które zredukują do minimum liczbę wyszukanych podmiotów (takie jak np. NIP, KRS, czy REGON). Jeśli wyników będzie więcej niż 100, nie będą one wyświetlone. Dla przykładu, jeśli chciałbyś wyszukać podmiot działający w Pułtusku, a nie znasz jego nazwy ani innych danych (NIP, czy REGON), po wpisaniu w odpowiednim polu nazwy miejscowości „Pułtusk" w wyszukiwarce nie wyświetlą się żadne wyniki, ponieważ w tym mieście zarejestrowanych jest w KRS więcej niż 100 przedsiębiorców. Powinieneś podać bardziej szczegółowe dane (np. nazwa spółki).

Jakie dane o przedsiębiorcy znajdę w wyszukiwarce KRS?

Jeśli prawidłowo wpisałeś dane, interesujący Cię podmiot wyświetli się na liście. Po kliknięciu „wyświetl" w kolumnie „Dane szczegółowe" pojawi się strona, na której znajdziesz podstawowe informacje o interesującej Cię firmie (adres, forma działalności, numery identyfikacyjne, data wpisu/wykreślenia). Dowiesz się także, jaka była historia wpisu. Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji, powinieneś na tej stronie kliknąć przycisk „Pobierz wydruk" (na dole strony). W pliku pdf, który możesz zapisać na swoim komputerze, znajdziesz szczegółowe informacje z KRS, takie jak m.in. organy reprezentujące spółkę i ich skład, dane wspólników, kapitał spółki, przedmiot działalności, informacje o ew. postępowaniu upadłościowym, wierzytelnościach, zmianach w KRS, ew. zawieszeniu. Co ważne, szczegółowy wydruk z rejestru KRS możesz uzyskać tylko w przypadku spółek aktualnie znajdujących się w rejestrze (nie możesz pobrać raportu na temat wykreślonej spółki).

Jeżeli chcesz zweryfikować swojego kontrahenta na podstawie wpisu w KRS, warto zwrócić uwagę na:

• sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia jaki i wspólników w spółkach osobowych/członków zarządu w spółkach kapitałowych (żeby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę),
•  w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/akcyjnego (żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania),
• informację o otwarciu likwidacji (wskazuje to na złożenie wniosku o likwidację podmiotu, a w konsekwencji wykreślenie z Rejestru i zaprzestanie działalności)
• informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (co do zasady raz w roku kalendarzowym spółka ma obowiązek składać takie sprawozdanie – brak spełnienia tego obowiązku może, choć nie musi, wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki – może to być firmant albo znikający podatnik).

Szczególnie ważne z punku widzenia weryfikacji kontrahenta są dane zawarte w dziele 4 i następnych. Znajdują się tam informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora dla spółki, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

REGON

Informacje na temat przedsiębiorców możesz znaleźć także w wyszukiwarce krajowego rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON), prowadzonego przez GUS. Interesujący Cię podmiot możesz znaleźć po jego numerze NIP, REGON, KRS a także po adresie. W REGON możesz znaleźć m.in. dane spółek cywilnych, których nie mogłeś odnaleźć w CEIDG.

KRS

Jeśli potrzebujesz zaświadczenia o wpisie do rejestru KRS, możesz je wydrukować korzystając z wyszukiwarki na stronie eMS. Jak to zrobić? Znajdź swoją firmę (np. wpisując numer KRS), pamiętając o zaznaczeniu okienka „Przedsiębiorcy" i wpisaniu kodu z obrazka na dole strony. Po wyświetleniu na liście Twojej firmy, w kolumnie „Dane szczegółowe" kliknij „wyświetl szczegóły". Wyświetli się strona z podstawowymi danymi firmy. Na dole strony kliknij przycisk „Pobierz wydruk". Wydruk ten jest zaświadczeniem o wpisie do KRS. Ważne! Wydruk pochodzący ze strony internetowej KRS (eMS) jest dokumentem, którym możesz posługiwać się w kontaktach z innymi przedsiębiorcami, nie wymaga podpisu ani pieczęci.  Ważne jest, aby na wydruku z KRS pojawiły się informacje na temat strony internetowej (https://ems.ms.gov.pl/) oraz identyfikator wydruku. Nie wymaga też poświadczenia za zgodność z oryginałem (jeśli np. startujesz w przetargu publicznym)

VAT i NIP

Portal podatkowy Ministerstwa Finansów umożliwia:

• sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,

• sprawdzenie, czy numer identyfikacji podatkowej (NIP) jest poprawny, unieważniony, uchylony, czy też nie istnieje.

Jeśli chcesz powierdzić/sprawdzić numer VAT UE, skorzystaj z wyszukiwarki na stronach Komisji Europejskiej.

źródło informacji: biznes.gov.pl